Az e-számla az elektronikus számlakezelés jövője

Elektronikus számlázás

Az e-számla az elektronikus számlakezelés és ügyintézés jövője

A koronavírus-járvány terjedésével párhuzamosan egyre nagyobb igény merül fel a bizonylatok és a számlák elektronikus továbbítására, befogadására. A kialakult helyzet miatt megfigyelhető, hogy a magyar cégek és egyéni vállalkozók tömegesen tértek át az elektronikus számlázásra. A cikkel célunk, hogy kellő segítséget nyújtsuk azoknak, akik csak most készülnek belépni az e-számla világába.

Mi is az az e-számla?

Elektronikus számlának minősül minden olyan számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Az e-számla adattartalmi előírásait az e-törvény részletezi. A számla kibocsátása akkor valósul meg, amikor a számlát a számlabefogadó rendelkezésére bocsátjuk. Elektronikus számláról beszélünk abban az esetben is, ha a papír alapú számlát beszkenneljük és elektronikus úton továbbítjuk a számla befogadó részére. Ezért tehát elektronikus számlának minősül a kizárólag e-mailben, egyéb elektronikus üzenetben megküldött PDF számla is.

Mik az elektronikus számla alkalmazásának feltételei?

I a számla befogadó beleegyezése (a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetése már hallgatólagos beleegyezésnek számít)
I elektronikus adatcsere rendszer (EDI) alkalmazása (ebben az esetben írásbeli megállapodása szükséges)

További feltétel, hogy a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla:

I adattartalmának sértetlenségét,

I eredetének hitelességét,

I olvashatóságát.

Hogyan archiváljuk az elektronikus számlát?

Alapszabály, hogy elektronikus okirat csak és kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. Nem szegünk szabályt viszont akkor, ha módosítjuk az elektronikus okirat formátumát (pl. PDF-ről XML-re), úgy, hogy közben nem sérül az eredet hitelessége vagy az adattartalom. Nem kifogásolható az sem, ha könyvelési vagy adminisztratív feladataink ellátása során a számla kinyomtatott „másolatát” alkalmazzuk (szem előtt tartva, hogy a megőrzési kötelezettség ebben az esetben is az elektronikus formára vonatkozik).

Mi történik, ha nem őrzöm meg?

Abban az esetben, ha egy elektronikus számlát kizárólag papír alapon őrzünk meg (pl. E-mailben továbbított PDF formátumú számlát csak kinyomtatva őrzi meg), az adóhatóság mulasztási bírságot állapíthat meg.